E-Mails im Kundenservice: Wenn, dann richtig

Jedes Unternehmen, das heute etwas auf sich hält, bietet die Möglichkeit der Kontaktaufnahme über E-Mail. Soweit die Theorie.

Haben Sie sich auch schon beliebig häufig darüber geärgert, dass Sie tage-, wochen- oder gar monatelang von Unternehmen keine Antwort auf Ihre E-Mails bekamen, die Sie an „info@…..“, „kontakt@…..“, „service@…..“ gesendet haben? Ich mich auch.

Waren früher Antwortzeiten per E-Mail von einigen Tagen, bis zu zwei Wochen noch akzeptabel, reduziert sich das Geduldspolster in Zeiten von Twitter, ICQ, WhatsApp, Facebook & Co. dramatisch. Antwort ist sofort gefragt. Der schnelle Dialog via E-Mail kann ein echter Wachstumstreiber sein, denn eine schnelle Reaktion auf elektronische Post zeigt eine gute Organisation, eine gute Prozesswirkung und ein Interesse am Kunden, das wiederum in eine höhere Bindung münden kann. Wohlgemerkt: Wir sprechen hier nicht von einer automatisch generierten Eingangsmeldung, wie „Wir haben Ihre Nachricht erhalten und werden sie so schnell wie möglich an einen Fachberater weiterleiten“. Das ist maximal eine notwendige, mitnichten aber eine hinreichende Bedingung für einen gelungenen E-Mail-Dialog. Problemlösung ist gefragt -und das schnell.

Auch wenn einige E-Mails für manche Unternehmen vielleicht schwer zu interpretieren sind, ist die schnelle Rückfrage zu unverständlichen E-Mail-Passagen bereits die erste Chance, beim Kunden zu punkten. Vorbildlich haben wir dies in der jüngeren Vergangenheit bei Firmen wie Brennenstuhl, LaCie, oder Fujitsu erlebt, die sich nicht auf Eingangsmeldung beschränkten, sondern direkt eine Problemlösung in der ersten E-Mail herbeiführten. Vorbildlich, wie gesagt.

Die Negativ-Beispiele nenne ich hier aus Rücksichtnahme nicht, aber es betrifft IT-Dienstleister ebenso wie bekannte Versicherungen oder Premium Automobilhersteller. Allesamt vergaben sie die Chance, ein gutes Bild zu hinterlassen und sich bei ihren Kunden weiter zu empfehlen. Schade.

Ich habe mir übrigens angewöhnt, E-Mails, auf die ich zwei Tage keine Antwort bekommen habe, unverändert noch einmal zu senden, mit dem Vorsatz: „Haben Sie untenstehende E-Mail erhalten?“ Das wirkt häufig Wunder …

Ihr Guido Quelle

(c) 2011, Prof. Dr. Guido Quelle, Mandat Managementberatung GmbH