Wandel in der Verwaltung – Der Weg zum kundenorientierten Dienstleister

Klienten-Herausforderung

  • Eine der größten kommunalen Kliniken in Deutschland mit mehr als 4.000 Mitarbeitern und etwa 200.000 jährlich behandelten Patienten stand angesichts drastischer Sparmaßnahmen im Gesundheitswesen vor der Aufgabe, die Wirtschaftlichkeit der Verwaltung zu steigern.
  • Die gewachsene Struktur der Verwaltungsabteilungen war nicht zukunftsorientiert. Vorhandene Potenziale und Synergien wurden nicht genutzt.
  • Die Geschäftsführung des Klinikums beauftragte Mandat damit, ein Konzept für eine zukunfts- und wachstumsorientierte Verwaltungsreform zu erarbeiten.

Mandat Intervention

  • Gemeinsam mit der Geschäftsführung und der Projektleitung des Klinikums haben wir einen anspruchsollen Projektplan erarbeitet.
  • Aufgrund der politischen Bedeutung des Projektes wurden neben den Verantwortlichen in der Verwaltung auch die Pflegedienstleitung und das ärztliche Direktorium eingebunden. In einer Projekt-Präsentation wurde der Betriebsrat des Klinikums über das Vorhaben informiert und für die Projektarbeit gewonnen. Diese initiale Einbeziehung aller Multiplikatoren war entscheidend für den späteren Projekterfolg.
  • In moderierten Workshops mit allen Verwaltungsabteilungen wurden dezidiert deren Kernkompetenzen und Kernleistungen erarbeitet und die Zukunftsfähigkeit der Kompetenzen wurde nach einem einheitlichen Raster bewertet.
  • In einer weiteren Workshopsequenz haben wir die relevanten Abläufe der Verwaltungsabteilungen erhoben. Es entstanden verständliche Prozesse-Landschaften für jeden Bereich. Die Qualität der Prozess-Abläufe und der Prozess-Ergebnisse wurde bewertet und aus den Ist-Prozessen wurden zukunftsfähige, wirtschaftliche Soll-Prozesse abgeleitet, welche die Bedarfe der Patienten, der Ärzte und des Pflegepersonals berücksichtigten.
  • Aus den Kompetenzen und Prozessen hat Mandat den Entwurf einer zukunftsfähigen, wachstumsorientierten Organisation der Verwaltung und einen Umsetzungsplan zur Realisierung erarbeitet.

Resultate

  • Sowohl die Klinikleitung als auch der Betriebsrat hat das Konzept mit geringfügigen Veränderungen verabschiedet. Auch der Aufsichtsrat, vor allem bestehend aus Vertretern des Stadtrates, hat der Realisierung zugestimmt.
  • Die Verwaltung wurde zu einem kundenorientierten Kompetenzzentrum umgestaltet. Das Konzept wurde sukzessive zu inzwischen 90% realisiert.

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