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CEO-Tipp des Monats Juni 2014: So werden Vorstands- und Geschäftsführungssitzungen effektiver

4. Juni 2014/in CEO Tipp des Monats, Strategie & Führung

Zunächst eine Vorbemerkung: Ich erlebe immer wieder, dass es insbesondere in mittelständischen Unternehmen gar keine Geschäftsführungssitzungen gibt, von strukturierten Geschäftsführungssitzungen ganz zu schweigen. Also: Wenn es in Ihrem Unternehmen kein solches Format gibt, richten Sie es ein.

Wenn Sie ein Frachtschiff hätten, das 1.000 Tonnen Fracht tragen kann, würden Sie dann 1.500 oder gar 2.000 Tonnen laden und überdies noch einen Frachtraum frei lassen, in den jeder bis kurz vor dem Ablegen das hineinwerfen kann, was er nicht adäquat verpackt bekam? Wohl nicht. Genau so sehen aber viele Geschäftsführungs- und Vorstandsmeetings aus: die Agenda, wenn es überhaupt eine gibt, ist zu 50 bis 100 Prozent überplant und am Ende, etwa als Tagesordnungspunkt 17, gibt es „Sonstige Angelegenheiten“. Das kann nur Frust produzieren.

Der Reihe nach: Die Geschäftsführungs- oder Vorstandssitzung kann einen erheblichen Hebel zum Wachstum bieten. Zehn Bedingungen:

Sie findet regelmäßig statt. Mindestens alle zwei Wochen, wenn das Format neu eingerichtet wird, empfiehlt sich ein wöchentlicher Rhythmus für die ersten zwei Monate, um sich an das Format zu gewöhnen.
Die Teilnahme ist für die Mitglieder der Unternehmensführung verpflichtend. Um Urlaub, einem möglicherweise wichtigeren Termin oder Unvorhersehbarkeiten entgegenzuwirken, kann eine begrenzte Zahl Wildcards pro Teilnehmer vereinbart werden.
Es gibt eine Standard-Agenda, die auch Raum für besondere Themen gibt und die auch Pausen – zum Beispiel für Telefonate – beinhaltet.
Es gibt ein Ziel, das in der Sitzung erreicht werden soll – und zwar für jedes Thema. Das Muster: I-D-E: Wird nur informiert, soll etwas diskutiert werden oder soll entschieden werden?
Es nehmen neben der Unternehmensführung nur die Personen teil, die auch etwas beizutragen haben. Diese Personen sind nur für den entsprechenden Tagesordnungspunkt dabei.
Es gibt einen Moderator, dabei kann dies ein Externer sein, aber auch ein Mitglied der Unternehmensführung kann das Meeting moderieren. Dann sollte dies nicht stets der CEO sein, sondern die Verantwortung sollte innerhalb der Unternehmensführung rollieren.
Die Agenda wird eingehalten.
Es gibt ein Protokoll, das spätestens 48 Stunden nach dem Meeting allen Teilnehmern vorliegt und auch Arbeitspakete enthält.
Smartphones und Laptops sind aus, es sei denn, sie werden für den inhaltlichen Fortschritt benötigt.
Ist jemand nicht vorbereitet, wird das Thema diskussionslos vertagt. Die Person wird gerügt. Wenn ein Thema diskutiert werden soll, das der Vorbereitung bedurft hätte und die Vorbereitungsunterlagen waren nicht rechtzeitig verfügbar: Ebenfalls vertagen. Ebenfalls rügen.

Die Standard-Agenda sollte stets folgende Elemente beinhalten:

News: Dies ist der erste Tagesordnungspunkt. Hier werden in einem begrenzten Zeitfenster Dinge angesprochen (rein informativ), die den anderen Mitgliedern der Unternehmensführung bekannt sein sollten. Verständnisfragen sind erlaubt, inhaltliche Vertiefung nicht. Dazu bedürfte es eines separaten Tagesordnungspunkts.
Geschäftssituation: Hier muss wachstumsrelevant informiert werden: Umsatz, aktuelles Betriebsergebnis, wichtige neue Kunden, ggf. Verlust wichtiger Kunden, Aussicht.
Personalia: Personalwechsel, neue Mitarbeiter und deren Verantwortlichkeiten, personelle Engpässe.
Stand der relevanten Schlüsselprojekte, vor allem zum Geschäftsausbau. Voraussetzung dafür ist eine priorisierte Liste der Schlüsselprojekte des Unternehmens. Keinesfalls darf hier jedes Mal jedes Projekt angesprochen werden. Aktivitäten bis zur nächsten Sitzung.

Dieser Standard lässt in der Regel noch Raum für weitere Tagesordnungspunkte, wenn Sie die Sitzung verbindlich alle zwei Wochen für einen halben (mindestens) bis einen Tag einberufen. Die Wirkung: Höhere Verbindlichkeit, weniger Frust, mehr Wachstum.

Der CEO-Tipp des Monats ist Auszug aus dem monatlich erscheinenden Mandat Growthletter, der kostenfrei bezogen werden kann: Anmeldung

Die aktuelle Ausgabe ist hier zum Download verfügbar (PDF, ca. 3 MB) ***

Mandat Growthletter Nr. 90 „Kommunikation“ erschienen

3. Juni 2014/in Ankündigungen

Gestern ist die aktuelle Ausgabe des Mandat Growthletters erschienen. Wachstumsfokus: „Kommunikation“. Die aktuelle Ausgabe ist hier zum Download verfügbar (PDF, ca. 3 MB)

Der Mandat Growthletter adressiert jeden Monat Wachstumsthemen unter den Rubriken

CEO-Tipp des Monats
Strategie & Führung
Marke
Organisationsentwicklung
Internationales Marken-Kolloquium
Vorträge & Veröffentlichungen
Mandat Intern

Der Mandat Growthletter kann kostenfrei und unverbindlich bezogen werden: Anmeldung

Mandat Wachstums-Wochenstart #101: Der Selbstwert

31. März 2014/in Wachstums-Wochenstart, Wachstums-Wochenstart

In meinen Mentoring- und Personal-Coaching-Mandaten, die ich persönlich betreue, kommen immer wieder Fragen auf, die sich auf einen Nenner zurückführen lassen: Das Gefühl des eigenen Selbstwerts.

Warum trauen sich auch erfahrene, erfolgreiche, gestandene Menschen nicht, einen nächsten Wachstumsschritt zu gehen, einen Kunden anzurufen, einen Mitarbeiter zur Ordnung zu rufen, einen Vortrag zu halten, jemanden an eine getroffene Abmachung zu erinnern, der diese offenbar gebrochen hat?

Die Antwort: Weil Ablehnung erfahren werden kann. Oder, wie es hier im Ruhrgebiet heisst: „Weil sie das Echo nicht vertragen“.

Abgesehen davon, dass man das „Echo“, also die Reaktion, gar nicht vorabsehen kann und ein hineingedachtes „Echo“ unfair ist, ist die Sorge vor Ablehnung auch ohnehin meist unbegründet. Was passiert denn, wenn der nächste Wachstumsschritt schiefgeht? Was passiert, wenn der Kunde „nein“ sagt, wenn der zur Ordnung gerufene Mitarbeiter anderer Meinung ist und widerspricht, wenn der Vortrag nicht allen Zuhörern gefällt?

Richtig: Nichts.

Der größte Entwicklungsengpass ist das eigene Selbstwertgefühl. Die gute Nachricht: Wir haben es in der Hand.

Kunden wollen keine Tätigkeiten, Kunden wollen Resultate

14. Februar 2014/in Marketing

Was haben die drei folgenden Statements gemeinsam?

„Wir sind seit 17 Jahren Experten für konsequentes Change Management“.
„Wir haben über 12 Jahre Erfahrung in der Produktentwicklung“.
„Wir beraten unsere Kunden weltweit in Projektmanagement“.

Richtig: Sie sind ego-bezogen, es fehlt ein Output und damit sagen sie nichts aus. Statements dieser Art sind aber gängige Praxis, wenn Berater über sich sprechen. „Was tun Sie?“ – „Wir beraten Unternehmen in …“ . Aha, Ende des Gesprächs.

Neben der Wertaussage (wie geht es einem Klienten oder Kunden nach der Arbeit mit einem Berater besser?) sind es vor allem Resultate, die zählen. Schauen Sie sich einmal die Webseiten von Beratern an: Wer wir sind, unsere Vision, was wir tun, bla bla bla. Kunden und Klienten wollen keinen Input, sie wollen Output. Keine Tätigkeiten, Resultate sind gefragt. Solange Berater nur über sich sprechen bleiben sie uninteressant. Eine Videoproduktions-Agentur, die mir sagt, welche Resultate sie für ihre Kunden erzeitl hat, werde ich eher beauftragen, als eine solche, die sagt, wie großartig sie ist. Eine PR-Agentur, die mir vermittelt, dass sie unser Geschäft verstanden hat und in der Lage ist, Resultate zu erzielen, ist mir lieber als eine solche, die mir sagt, mit wem sie gearbeitet hat und was sie so alles tut.

Diejenigen Berater, die dauernd sagen, wie toll sie sind, sollten die Zeit, die sie dafür nutzen, lieber investieren, um ihre Kunden zu fragen, was diese an ihnen besonders schätzen. Das wäre ein erster Schritt.

Wie repräsentieren Ihre Mitarbeiter Ihr Unternehmen?

10. Juli 2013/in Service, Strategie & Führung

Während ich dies schreibe, warte ich im Kundenbereich eines namhaften Fahrzeugservices darauf, dass die Wartung und Hauptuntersuchung eines privaten Fahrzeugs durchgeführt wird – genügend Zeit also, ein paar Fachbeiträge zu schreiben und sich parallel wieder einmal ein Bild von der Kultur eines Unternehmens zu machen.

Folgende Szenen spielen sich ab:

Mein initiales Gespräch mit dem annehmenden Mitarbeiter wird durch sein permanent klingelndes Telefon mehrfach unterbrochen. Der Gipfel ist erreicht als er bei einem Klingeln „ein für mich wichtiger Kunde, entschuldigen Sie mich bitte“, murmelt und in seinem Büro verschwindet. Ich staune. Immerhin ist er freundlich.
Die Mitarbeiterin am Empfang möchte mir das Warten erleichtern und weist mich darauf hin, dass ich mich gern an dem bereitstehenden Wasser als auch an der Kaffeemaschine bedienen könne. Kaffee kostet 50 Cent, mein Portemonnaie ist im Auto, die Mitarbeiterin leiht mir 50 Cent, damit ich nicht über den Hof zum Auto laufen muss.
Es regnet in Strömen, ein echter Weltuntergang. Ein Mitarbeiter bekommt einen Anruf, dass bei ihm zuhause der Keller unter Wasser steht, er möchte nach Hause, was ihm seine Kollegin, die seine Arbeit für den Tag übernimmt, ermöglicht.
Ein Mitarbeiter kommt in den Kundenbereich und fährt seine Kollegin lautstark an, dass wieder einmal etwas nicht richtig geklappt habe und er es satt habe, so zu arbeiten. Der Kunde (ich) staunt.
Ein anderer Mitarbeiter flucht, so dass es alle mitbekommen können: „Die Dispo ist so doof und faul“, weil „die Dispo“ offenbar nicht alle erforderlichen Daten eingegeben hat, die der Mitarbeiter zur Auftragsbearbeitung benötigt. Ich staune erneut.

Wie sprechen Ihre Mitarbeiter mit Ihren Kunden? Wie gehen Ihre Mitarbeiter miteinander um? Wie werden interne E-Mails formuliert? Wird wertschätzend miteinander umgegangen oder eher despektierlich? Wird übereinander oder miteinander gesprochen? Schauen Sie aufmerksam in Ihr Unternehmen und korrigieren Sie Fehlstellungen direkt und unmittelbar.

Wie sprechen Sie mit Ihren Kunden?

10. April 2013/in Service

Viele Unternehmen bemängeln, dass Kunden kein Verständnis für die Probleme des Unternehmens haben. Ich habe Nachrichten für diese Unternehmen: Kunden müssen gar kein Verständnis für die Probleme der Unternehmen haben. Unternehmen müssen die Kunden verstehen und sie müssen klar und deutlich kommunizieren. Umständliche Erläuterungen, warum etwas nicht wie verabredet funktioniert hat, sind ebenso langweilig wie unnötig. Ein Kunde ist an einem Resultat interessiert. Er ist daran interessiert, dass ein Versprechen eingehalten wird – übrigens ein Merkmal einer Marke: Versprochenes einzuhalten.

Dabei ist das umständliche Erläutern von Missständen oder das Erfinden von Notlügen oder gar das Verschieben der „Schuld“ auf den Kunden (siehe meine entsprechende Rubrik „Ich habe keine Schuld und Recht habe ich auch“ auf diesem Blog) nur das Eine. Die unverständliche Kommunikation geht ja wesentlich über die persönliche Kommunikation hinaus – zum Beispiel im Internet:

„Error 404 – Page not found“ ist nur eine der bekannteren Fehlermeldungen. Ich erhielt kürzlich folgende, bei dem Versuch, einem Link auf der Lufthansa Homepage zu folgen: „Error 400: EJPSD0020E: Das URL-Cookie der WAS-Anforderung wurde nicht gefunden. Entweder sind im verwendeten Browser keine Cookies aktiviert oder das Servlet wird direkt aufgerufen.“ Alles klar? Das alles als einzige Zeile in einem sonst leeren Browserfenster. Keine weitere Aktion.

Wie stellen Sie sicher, dass Sie mit Ihren Kunden richtig sprechen?

Mandat Wachstums-Wochenstart #46: Sprechen statt mailen

11. März 2013/in

Ihr Fokus in dieser Woche: Sprechen Sie, anstatt eine E-Mail zu senden.

E-Mail ist ein prima Medium, solange man nicht beginnt, zu diskutieren. Wenn es darum geht, Dateien von A nach B zu senden, wenn eine schnelle Information gesendet werden soll, ist eine E-Mail eine tolle Sache.

Schwierig bis nahezu unmöglich wird es, wenn das eigentlich gute Medium „E-Mai“ dazu genutzt werden soll, Dinge zu diskutieren. Kommentieren: ja. Aber diskutieren?
Versuchen Sie in dieser Woche, Themen, die einer Diskussion bedürfen, Dinge, denen eine Erörterung gut täte, am Telefon oder im persönlichen Gespräch zu klären. Verzichten Sie auf eine E-Mail. Zu schnell werden Dinge vergessen, missverständlich formuliert oder man vergreift sich im Ton.

Beginnen Sie am besten direkt heute mit einem wichtigen Thema. Sie werden sehen, dass sich Dinge schneller erledigen lassen. Das gern gehörte Argument, man würde Menschen heute kaum mehr ans Telefon bekommen, weil sie stets in Meetings oder auf Reisen seien, zieht nicht. Vereinbaren Sie einen Telefontermin – telefonisch mit dem Büro des Gesprächspartners oder per E-Mail mit dem Gesprächspartner selbst.

Also: Sprechen statt schreiben.

„Ich habe keine Schuld und Recht habe ich auch“ – Episode 2

23. Januar 2013/in Ich habe keine Schuld und Recht habe ich auch, Unternehmen, Wachstumsirrtümer & Wachstumsbremsen

Wie versprochen: Dies wird eine neue Rubrik. In Episode 1 von „Ich habe keine Schuld und Recht habe ich auch“ ging es um eine E-Mail-Helpline eines Telefongeräteherstellers, heute ist ein Fensterhersteller Objekt der Betrachtung.

Episode 2: Fensterhersteller

Vor kurzem gab es ein merkwürdiges Geräusch von einem unserer Dachflächenfenster. Habe ich dem Geräusch initial auch keine Bedeutung beigemessen, ging ich beim zweiten Knacken nachsehen. Wer beschrieb mein Erstaunen, als ich sah, dass die Innenscheibe besagten Fensters zersprungen war und ein wunderbares „Spinnennetzmuster“ aufwies. Die Innenscheibe musste also ausgetauscht werden. Sie war ohne äußere Einwirkung zersprungen.

Ein Blick ins Internet brachte den Fehler an den Tag: Der Hersteller hatte bereits im vergangenen Jahr eine Produktwarnung für bestimmte Fenster eines bestimmten Jahrgangs herausgegeben. Das Problem war also bekannt. Nach Anruf bei der Hotline, während dessen ich auf eine Website zur Reklamation verwiesen wurde, füllte ich das Online-Formular aus und schickte es ab. Nicht einmal einen Tag später erhielt ich eine Eingangsmeldung: Man würde sich bei uns melden.

Nach einer Woche geschah … nichts. Ich schrieb eine E-Mail. Einige Tage später: immer noch nichts. Ich rief die Hotline an:

Ich: „Sie haben mir zum Vorgang xyz eine Eingangsmeldung gesendet und ich habe trotz erneuter Nachfrage nichts gehört.“
Herr an der Hotline: „Es ist viel zu tun. Wir haben die E-Mail aber weitergeleitet.“ („Ich habe keine Schuld und habe alles richtig gemacht.“)
Ich: „Weitergeleitet?“
Er: „Ja, an den Service, aber ich sehe gerade … [Keine Ahnung, was er sah] … Ich faxe es nochmal.“ („Ich mache wieder alles richtig.“)
Ich: „Vielleicht wäre ein Anruf gut?“
Er: „Nein, nein, das geht jetzt alles in Ordnung.“ („Ich mache ALLES richtig!“)

Einige Tage später war nichts geschehen. Was tat ich? Richtig: Ich rief die Hotline an.

Ich (inzwischen, sagen wir, ungeduldig): „Ich möchte, dass der Vorgang xyz vor Weihnachten abgeschlossen wird.“
Dame an der Hotline: „Achje, das wird wohl nichts, Sie sind ja nicht der Einzige. Außerdem habe ich darauf keinen Einfluss.“ („Kunde, Du bist nicht nur dumm, sondern auch naiv.“)
Ich: „Das ist mir egal. An wen kann ich mich wenden?“
Sie: „Das geht alles nur über uns!“ („Schließlich machen wir hier alles richtig.“)
Ich: „Dann tun Sie etwas.“
Sie: „Wir haben uns mehrfach bereits in dieser Sache an den Außendienst gewendet, an uns liegt es nicht.“ („Ich habe keine Schuld.“)

Das Gespräch lief ein wenig Ping-Pong-mäßig weiter, immerhin mit dem Resultat, dass einen Tag später der Techniker anrief, um einen Termin zu vereinbaren. Zur Ehrenrettung des Unternehmens sei gesagt, dass erstens Null Diskussion darüber stattfand, wer den Schaden trägt – nach Übermittlung der Fenster-Seriennummer war die Verursacherfrage zu Lasten des Unternehmens geklärt – und dass der Techniker eine ganz hervorragende Arbeit bei hoher Terminverlässlichkeit zeigte. Die Hotline aber hat Verbesserungsbedarf in der Kommunikation.

Wie steht es um Ihre Hotline? Haben Sie sie einmal anonym mit einem Problem konfrontiert? Wie sind die Reaktionen? Ist die Hotline ein Wachstumsmotor oder eine Wachstumsbremse?

… to be continued …

Der Wachstums-Wochenstart #6: Kommunikation

21. Mai 2012/in Wachstums-Wochenstart

In dieser Woche möchte ich unser aller Augenmerk auf das Thema „Kommunikation“ legen. Wie kommunizieren Sie am liebsten? Wie kommunizieren Ihre Gegenüber am liebsten?

Letzteres ist wichtiger als Ersteres. Stellen Sie sich in Ihrer Kommunikationsform auf Ihren Gegenüber ein. Der Eine reagiert am schnellsten auf E-Mails, die Andere erledigt ihre Dinge lieber im Telefonat. Denken Sie daran, dass Sie mit Kommunikation etwas erreichen wollen. Wie gut kennen Sie Ihre Kommunikationspartner? Wählen Sie den richtigen Kanal, wenn Sie zum Ergebnis kommen wollen.

Eine Faustregel gilt es allerdings zu beherzigen: Meist ist das bidirektionale Gespräch wesentlich wirksamer, als eine unidirektionale Kommunikation. Zu deutsch: Telefonieren oder treffen ist wirksamer als e-mailen. Insbesondere, wenn es um das Lösen von Problemen geht, ist das Gespräch kaum zu schlagen. E-Mail, bzw. jede Art der unidirektionalen, asynchronen Kommunikation ist zum Informationsaustausch zweckmäßig, zur gemeinsamen Diskussion aber ungeeignet. Lange cc-Verteiler machen das nicht besser.

Verzichten Sie in dieser Woche auf E-Mails, wenn Sie telefonieren könnten und richten Sie Ihre Kommunikation auf Ihren Gegenüber ein. Damit haben Sie locker eine Stunde in dieser Woche gewonnen. Konservativ gerechnet.

Ihr Guido Quelle

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