Wirklichkeit – Mandat Managementberatung GmbH

Mandat Wachstums-Wochenstar® Nr. 461: Wirrwarr im Prozess

Der Wunsch: Alle Prozesse laufen schlank durchs Unternehmen, vom Auftragseingang bis zur Zahlung nebst aller Supportprozesse. Keine Doppelarbeit, keine Nachfragen, keine Fehler.

Die Wirklichkeit: … kennen Sie selbst.

Die Frage: Wie machen wir es besser?

Schauen wir uns ein deutsches, mittelständisches Unternehmen an, eine Zentrale mit einigen selbstständigen operativen Einheiten, von denen jede ihre eigene Buchführung vornimmt. In der Zentrale werden diese Buchführungen zusammengeführt.

Der Rechnungsfreigabeprozess – wir sprechen über knapp 1.000 Eingangsrechnungen pro Monat in der Zentrale – ist von Eigenkreativität geprägt, die an der Korrektheit und Legalität der Buchhaltung nichts ändert, aber Umstand macht. So werden Phantombuchungen geschaffen, die zur Autorisierung der Zahlung innerhalb der Zentrale und an die betreffenden Verantwortlichen in den operativen Einheiten gesendet werden. Die meisten Rechnungen gehen per Mail, manche per Fax, einige per standardisiertem Datentransfer ein. Für eine Rechnungsfreigabe sind bis zu fünf Autorisierungen erforderlich – auf Grund der Vielzahl der am Prozess Beteiligten.

Wird die Zahlung schließlich genehmigt, werden die Phantombuchungen wieder gelöscht, finale Buchungen angelegt, die tatsächliche Freigabe einer Rechnung wird erteilt, die Rechnung wird beglichen. Der Vorgang ist abgeschlossen, aber der Papierkrieg war exorbitant. So geht es 1.000 Mal im Monat. Buchstäblich.

Kommt Ihnen das irgendwie bekannt vor?

Zwei Fragen stellen sich: Erstens: Muss der Prozess so aussehen? Zweitens: Kann man ihn verbessern, ohne das ganze Unternehmen auf den Kopf zu stellen?

Insbesondere die zweite Frage treibt viele unserer Klienten um. Es ist ja nicht so, dass Wirrwarr in Prozessen immer unentdeckt bleibt. Oft wird es aber toleriert, weil vermeintlich oder tatsächlich Wichtigeres ansteht, mitunter scheut man einfach den Aufwand, sich so einem oft historisch gewachsenen Umordnungsproblem zu stellen.

In unseren Beratungsmandaten zur Verschlankung und Beschleunigung von Abläufen – „Prozessen“, wie wir sie nennen – legen wir immer Wert darauf, dass wirksame Wachstumsbeiträge auch dann entstehen, wenn nicht sofort das ganze Unternehmen auf den Kopf gestellt werden soll. Denken Sie einmal darüber nach: Wie wäre es, unliebsamen Wirrwarr zu eliminieren ohne gleich das ganze Unternehmen zu reorganisieren? Sie können mit Bordmitteln vieles selbst angehen.

Öffnen Sie in dieser Woche den Blick für Prozesse, die Sie stören, notieren Sie sich den Prozessnamen, sonst nichts und sprechen Sie Anfang der kommenden Woche mit Ihrer Führungscrew über Ihre Beobachtungen und darüber, wie Sie echte Potenziale schnell herausholen können.

Ach ja: Das oben beschriebene Unternehmen hat das Problem mit unserem Hightech-Startup „Flowers“ (www.flowers-software.com) gelöst, das sehr, sehr stark in der digitalen Rechnungsfreigabe ist. Somit gehört die Verschwendung von Zeit und Geld künftig der Vergangenheit an. Papier? Wird nur noch einmal angefasst: Zum Scannen. Problem erkannt, Problem eingegrenzt, Problem gelöst. Weg mit dem Wirrwarr. Wachstumsunternehmen handeln so.

Auf eine gute Woche!

Ihr und Euer

Guido Quelle

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Ich schreibe dies im Fontainebleau, Miami Beach, wo ich in dieser Woche einige Arbeitstreffen habe. Das Hotel hat 1.500 Zimmer (nicht Betten, Zimmer!), wurde vor einiger Zeit – unbestätigten Zahlen zufolge – für eine Milliarde Dollar renoviert, bzw. in Teilen neu gebaut und wird ab heute voll ausgebucht sein, weil draußen die internationale Bootsmesse beginnt. Bereits seit Tagen laufen die Vorbereitungen. Temporäre Docks werden gebaut, aufwändige Pavillons werden aufgestellt, eine unglaubliche Geschäftigkeit, die ich vom Balkon meiner Suite sehen kann. Jeden Tag werden es mehr Boote, die zentimetergenau nebeneinander manövriert werden. Auch die Anzahl der Boote von Besuchern steigt. Wobei – wenn wir hier von „Booten“ sprechen, sprechen wir eigentlich von Schiffen.

Die Restaurants in Downtown Miami und hier in Miami Beach sind voll, in manchen, wie zum Beispiel im Prime 112, bekommt man selbst an einem normalen Wochentag nur schwerlich einen Platz, die Straßen sind voll, Menschen fahren zur Arbeit, die Immobilienpreise ziehen wieder an, dies ist eine stark aufstrebende Konjunktur. Soweit die Fakten. Die Wahrnehmung, indes, ist teilweise immer noch weitab von diesen Fakten, denn viele Menschen sind gedanklich noch im Rezessionsmodus, sie sind – insbesondere hier im Süden Floridas – noch geschockt von der letzten Krise. Dies wiederum hält sie davon ab, die Tatsachen zu sehen – und zu würdigen.

Lassen Sie nicht zu, dass Ihre Gedanken versuchen, die beobachtbaren Fakten zu verwässern. Hören Sie nicht auf Wirtschaftsentwicklungsprognosen, die ohnehin nur dazu da sind, demnächst korrigiert zu werden. Gerade las ich in den News, dass Ökonomen vom Exportwachstum Chinas „überrascht“ wurden. Wozu brauchen wir dann Ökonomen? Beobachten Sie, ziehen Sie Ihre eigenen Schlüsse, bilden Sie sich Ihr eigenes Urteil und handeln Sie. Bedenken Sie: Wir gestalten die Wirklichkeit.

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Wahrnehmung und Fakten – Beispiel: Miami