Schlagwortarchiv für: Zeitmanagement

Mandat Wachstums-Wochenstart Nr. 186: Puffer einbauen

Mandat Wachstums-WochenstartAls ich noch Selbstmanagement-Vorlesungen gehalten habe, fragte ich meine Studenten, wie viel Zeit eines Tages als Pufferzeit für Unvorhergesehenes eingeplant werden sollte. Die Antworten beliefen sich meist auf fünf bis zwanzig Prozent. Die Realität legt aber etwas anderes nahe: 40 bis 60 Prozent Puffer sind realistisch. Nicht jeden Tag, natürlich, bei einem ganztägigen Meeting fällt der Puffer geringer aus, aber wenn gar kein Puffer eingplant wird, brechen Terminpläne zusammen, Dinge bleiben liegen, in der Regel kommt vor allem das Strategische zu kurz.

Ein Trick dabei: Legen Sie sich den Puffer gedanklich ans Ende, so wie wir es auch in unseren Beratungsprojekten mit unseren Klienten tun. Bedienen Sie sich dann immer hinten aus dem Puffer-Polster, wenn Sie den Bedarf haben. So wird sichergestellt, dass der Tag nicht nur aus Puffer und so entsteht Effizienz.

Im Übrigen machen die heutigen Kommunikations- und Arbeitsmöglichkeiten Puffer zu Produktivzeiten, wenn man verzahntes Arbeiten beherrscht (!) und ein wenig vorausplant (!). Während ich dies schreibe sitze ich in einer Lounge am Flughafen Düsseldorf. Ich bin um 6 Uhr losgefahren, mein Flug war für 10:10 Uhr geplant. Es ist ein Montag, auf den Autobahnen war extrem viel Verkehr, ich war trotzdem um 7:30 Uhr am Flughafen und um 7:45 Uhr in der Lounge. Frühstück? In der Lounge. Arbeiten? In der Lounge: Artikel schreiben, Termine planen, mit einem Klienten telefonieren (leise, in einer ruhigen Ecke). Bombenentschärfung am Flughafen, Abflugverspätung. Ist mir egal, mein Termin in Wien ist erst um 15:00 Uhr. Ich hätte auch die Maschine später nehmen können, aber dann wäre ich darauf angewiesen gewesen, dass alles klappt. Ich habe hier alle Zeit der Welt und bin mit der Welt in Verbindung.

Sie verstehen, worauf ich hinauswill: Intelligente Puffer schaffen Ausgeglichenheit und Ausgeglichenheit ist wichtig für die Qualität unserer Arbeit. Und, bitte, nur vorsorglich, sagen Sie jetzt nicht „Ich habe keinen Lounge-Zugang“, das lässt sich nämlich auch ohne Vielflieger-Status lösen.

Staffel 2: „Five Minutes for Growth“ – Die Mandat Wachstums-Videoserie, Staffel 2, ab Januar 2016. Jetzt anmelden!

Neues Buch: „Wachstumsintelligenz – So gelingt Wachstum im Mittelstand“ ist jetzt auch bei amazon erhältlich.

Jetzt registrieren: 13. Internationales Marken-Kolloquium im Kloster Seeon am 15. und 16. September 2016. Sichern Sie sich bereits heute einen der streng limitierten Plätze für 2016. Sonderkonditionen noch bis 31.12.2015

© 2015, Prof. Dr. Guido Quelle, Mandat Managementberatung GmbH, Dortmund, London, New York.
© Sprinter: mezzotint_fotolia – Fotolia.com

Mandat Wachstums-Wochenstart Nr. 183: Keine Zeit

Mandat Wachstums-WochenstartVor kurzem hat irgendeine (wohl windige) Personalberatung auf LinkedIn folgendes gepostet: „Name a country without an ‚A,‘ bet you can’t.“ Ich schüttelte den Kopf, las nochmal und die meinten das ernst. Hallo? Belgium, Luxembourg, Sweden, Peru, Mexico, sollen wir fortsetzen? Wahrscheinlich wollten die nur Traffic generieren. Das, was mich aber wirklich fasziniert hat, war, dass zu dem Zeitpunkt, als ich das las, bereits knapp 13.000 Kommentare (nicht Likes, echte Kommentare!) verfasst worden waren. Wahnsinn, oder? Manche schrieben eines oder mehrere Länder ohne „A“ auf, manche meinten, das wäre eine denkbar idiotische Aufgabe, die schon gar nicht auf LinkedIn als Business-Netzwerk gehörte, und so weiter. Dreizehntausend! Unfassbar.

Auf LinkedIn bekommt man eine Nachricht, wenn jemand einen Post, den man auch kommentiert hat, wiederum kommentiert hat. Der Erste wird sich bedanken über die 13.000 Nachrichten.

Und jetzt zum Kernthema, denn dies hier gehört zu den meist genutzten Floskeln seit Jahren: „Ich habe keine Zeit.“ Falsch. Natürlich haben wir Zeit – und zwar alle gleich viel pro Tag: 24 Stunden. Die Frage ist, gemäß welcher Prioritäten setzen wir diese Zeit ein? Um unser Geschäft voranzubringen, in uns zu investieren und uns gezielt weiterzuenwickeln, etwas mit unserer Familie und unseren Freunden zu unternehmen, unsere Hobbies weiter zu verfolgen, oder um auf LinkedIn, Facebook, sonstwo irgendwelchem Schwachsinn zu folgen, Länder ohne A zu suchen und danach zigtausend Nachrichten zu bekommen?

Sie entscheiden. Aber sagen Sie nicht, Sie hätten „keine Zeit“.

Fünf Minuten pro Woche, bestens investiert: Nach der hoch erfolgreichen ersten Staffel drehen wir Staffel 2 – Jede Woche ein Wachstumsimpuls per Video: „Five Minutes for Growth“ – Die Mandat Wachstums-Videoserie, Staffel 2, ab Januar 2016. Jetzt anmelden!

Mein neues Buch „Wachstumsintelligenz – So gelingt Wachstum im Mittelstand“ ist jetzt auch bei amazon erhältlich.

Die Registrierungen für das 13. Internationale Marken-Kolloquium laufen auf Hochtouren, über ein Drittel der verfügbaren Plätze ist bereits vergeben. Möchten Sie dabei sein? 13. Internationales Marken-Kolloquium im Kloster Seeon am 15. und 16. September 2016. Sichern Sie sich bereits heute einen der streng limitierten Plätze für 2016. Sonderkonditionen noch bis 31.12.2015

© 2015, Prof. Dr. Guido Quelle, Mandat Managementberatung GmbH, Dortmund, London, New York.
© Sprinter: mezzotint_fotolia – Fotolia.com

 

Mandat Wachstums-Wochenstart Nr. 107: Zeit ist wichtiger als Geld

Mandat WWS LogoAls ich noch Selbstmanagement-Vorlesungen gehalten habe, kamen wir irgendwann zu dem Punkt, an dem ich meinen Studenten sagte, dass Zeit wichtiger ist als Geld. Sie können sich denken, was eine häufige Reaktion war. Richtig: „Der hat gut reden“. Gerade diejenigen Studenten, die sich das Studium selbst finanzierten – was an der privaten Hochschule, an der ich lehre durchaus eine Herausforderung ist – konnten sich das nicht vorstellen. Zeit wichtiger als Geld? Unmöglich.

Es ist aber so. Wenn wir 50 Euro verlieren, können wir sie wieder verdienen, wenn wir einen Auftrag nicht bekommen, bekommen wir einen anderen. Wenn wir aber eine Stunde verlieren, ist sie für immer verloren. Unter anderem deshalb sind auch schlecht bezahlte Geschäfte wirklich schlechte Geschäfte. Ich finde, es ist besser, in der Hängematte zu liegen, als einen faulen Auftrag anzunehmen.

Nutzen wir also die einzelnen Stunden jedes Tages und warten wir nicht darauf, dass irgendwann eine bessere vorbeikommt. Wir sind es, die darüber entscheiden, ob eine Stunde gut wird, oder nicht.

© 2014, Prof. Dr. Guido Quelle, Mandat Managementberatung GmbH, Dortmund, London, New York.
© Sprinter: mezzotint_fotolia – Fotolia.com

CEO Tipp des Monats Januar 2014: Der CEO – selbstbestimmt oder fremdgesteuert?

Abgesehen davon, dass ich immer wieder höre, dass insbesondere CEOs nicht selten bis zu 40 Prozent ihrer Zeit damit verbringen, sich politisch intern abzusichern, weil irgendwer wieder irgendeine Initiative boykottiert, torpediert oder simpel ablehnt, oder weil jemand den Job des CEOs selbst gerne hätte, oder weil jemand einfach Unfrieden stiften möchte, höre ich auch immer wieder von CEOs, dass sie stark fremdgesteuert seien. Terminkalender füllen sich in dramatischer Geschwindigkeit, es bleibt kaum Raum um Luft zu holen, geschweige denn, substanziell nachzudenken. Jeder will irgendetwas, alles wird besonders cihtig gemacht, denn man weiß ja: Der CEO hat nur für sehr wichtige Dinge Zeit.

Hier ist Vorsicht geboten, denn der wesentliche Wert des CEOs liegt nicht darin, Entscheidungen zu treffen, die andere wesentlich fundierter treffen könnten. Er liegt auch nicht darin, dass unsinnige Compliance-Regeln im Unternehmen durchgeboxt werden. Schon gar nicht liegt der Wert des CEOs in gezielter Sacharbeit. Der wesentliche Wert eines guten CEOs liegt darin, dass er weiter denkt, dass er de Horizont des Unternehmens erweitert, dass er dafür Sorge trägt, dass das Unternehmen sich gezielt in neue Dimensionen traut. Dazu muss er natürlich sein Top-Management mitnehmen, damit es keine „not-invented-here“-Situation gibt, aber dafür muss er sich vor allem Zeit nehmen.

Ich bin – nicht nur konzeptionell, sondern auch durch meine Arbeit mit vielen Dutzend Geschäftsführern, Vorständen und Unternehmern bestätigt – davon überzeugt, dass der Grad der Selbstbestimmung, der Terminhoheit, der Gestaltungsfreiheit bei fast allen CEOs dramatisch erhöht werden kann. Sie müssen an einem Routinemeeting teilnehmen? Warum? Die erste Frage, nach der Frage „Ist ein Meeting für die Sache nötig?“ ist „Muss ich teilnehmen?“ Oft genug lautet die Antwort „Nein.“ Muss der Kalender so voll sein, meist ohne vernünftige Übergänge, die zumindest einmal erlauben, durchzuatmen? Nein.

Wenn Sie unter dem Eindruck von Fremdbestimmung leiden, behalten Sie im Kopf, dass Sie es sind, der diese Fremdbestimmung zulässt. Es gibt keine Sachzwänge, die Zwänge erlegen wir uns selbst auf. Wer, wenn nicht der CEO, kann über seinen Kalender frei bestimmen? Sie schöpfen Wert, wenn Sie das Unternehmen entwickeln, wenn Sie Talente entdecken und dafür sorgen, dass sie gefördert werden, wenn Sie Geschäftschancen sehen und ihre Nutzung sondieren lassen. Sie schöpfen Wert, wenn Sie sich mit Ihrer Top-Mannschaft einschließen und eine verbindliche Strategie beschließen, nebst begleitender Maßnahmen.

Lösen Sie sich von dem immer größer werdenden Kontrollwahn, ignorieren Sie unsinnige Meetinganfragen, streichen Sie Termine aus dem Kalender, besprechen Sie mit Ihrer Assistenz, was wirklich wichtig ist, sorgen Sie dafür, dass Sie unwichtige Dinge nicht in Ihren leistungsstärksten Zeiten tun.
Damit haben sie bereits einen großen Schritt getan. Beginnen Sie damit jetzt.

(c) 2014, Prof. Dr. Guido Quelle, Mandat Managementberatung GmbH, Dortmund, London, New York.

Der CEO-Tipp des Monats ist Auszug aus dem monatlich erscheinenden Mandat Growthletter, der kostenfrei bezogen werden kann: Anmeldung

Die aktuelle Ausgabe ist hier zum Download verfügbar (PDF, ca. 3 MB)

Mandat Wachstums-Wochenstart #90: Blick in den Kalender

Sieht Ihr Kalender schon wieder so aus, wie er im letzten Jahr aussah? Was ist mit den „guten Vorsätzen“? Bevor Sie im laufenden Jahr in die Phase des Bedauerns darüber kommen, dass sich die guten Vorsätze hinsichtlich Ihres Zeit- und Terminmanagements wieder einmal nicht haben in die Tat umsetzen lassen, justieren Sie lieber jetzt, zu Beginn des Jahres. Streichen Sie Termine, zu denen Sie nicht anwesend sein müssen, kündigen Sie Mitgliedschaften in Verbänden, die Ihnen keine Freude bringen, schaffen Sie Freiraum in Ihrem Kalender, um strategisch zu denken. Das Jahr ist noch jung.

(c) 2014, Prof. Dr. Guido Quelle, Mandat Managementberatung GmbH, Dortmund, London, New York.

Mandat Wachstums-Wochenstart #71: Machen Sie einen Punkt

Wenn Sie das nächste Mal eine längere Ausführung vorhaben, um jemandem etwas zu erklären, machen Sie nach einem Fünftel der Zeit, welche die Ausführung / Erklärung haben würde, wenn Sie sie „aus dem Bauch heraus“ abgäben, einen Punkt. Und eine Pause.

… … …

Meist sind weitschweifige Ausführungen weder erforderlich noch hilfreich. Zu häufig entstehen Wiederholungen, weil der Sender meint, der Empfänger habe seine Botschaft noch nicht verstanden. Der beste Test ist aber, nach einem Stopp abzutesten, ob der Empfänger nicht vielleicht doch schon alles begriffen hat. Das ist erfreulich häufig der Fall. Auch werden Sie feststellen, dass Ihr Empfänger oft Fragen hat, an die Sie in Ihrer Erläuterung gar nicht gedacht haben.

Probieren Sie es aus. Neben der Präzision, die Sie erzielen, sparen Sie auf diese Weise auch noch Zeit.

(c) 2013, Prof. Dr. Guido Quelle, Mandat Managementberatung GmbH

Der Wachstums-Wochenstart #31: Die „Hätte-ich-tun-sollen“-Liste

Ihr Fokus in dieser Woche: Werfen Sie Ihre „Hätte-ich-tun-sollen“-Liste in den Müll.

Eine to-do-Liste kann etwas Feines sein. Sie bringt Ordnung in die Dinge, die getan werden müssen oder getan werden wollen, sie schafft Klarheit über einen Arbeitstag, lässt es zu, dass Dinge auf einen anderen Tag gelegt werden und man hat den Kopf frei für die wirklich wichtigen Dinge, nämlich die inhaltliche Arbeit, …

… wenn …

Ja, wenn die to-do-Liste kein Sammler für allerlei wird. Das wird sie aber bedauerlicherweise häufig. Es werden Dinge aufgeschrieben und Kalendertagen zugeordnet, ohne sich vergewissert zu haben, dass an jenem Kalendertag auch tatsächlich Raum zur Erledigung der Aufgabe bleibt. Häufig kommt ein Dutzend oder mehr Aufgaben zusammen, denen überdies keine Prioritäten zugewiesen wurden und das an einem Tag, der mit „echten“ Terminen eigentlich schon gut gefüllt wäre.

Das Resultat: Die to-do-Liste wird eine hätte-ich-tun-sollen-Liste und erzeugt ein schlechtes Gewissen. Die gute Nachricht: Es gibt Abhilfe.

  • Schreiben Sie nur Dinge zu einem Tag in eine to-do-Liste, die auch realistisch an jenem Tag bearbeitet werden können.
  • Räumen Sie sich ein Zeitfenster an diesem Tag – in ihrem Kalender! – für jede Aufgabe ein.
  • Unterscheiden Sie Prioritäten. Wenn alles gleich wichtig ist, ist nichts wichtig.
  • Führen Sie Begriffe wie „Memo“, „Wiedervorlage“, „Delegieren an …“ ein, die sie einer Aufgabe voranstellen.
  • Entscheiden Sie vor jeder Aufgabe: „Muss ich es wirklich selbst tun? Wer kann mir helfen?“

Auf diese Weise ist der Start geschaffen, dass aus der to-do-Liste ein echter Helfer wird und dass das schlechte Gewissen aus der Kenntnis des Unerledigten der Vergangenheit angehört.

Ihr Guido Quelle

(c) 2012, Prof. Dr. Guido Quelle, Mandat Managementberatung GmbH